Los beneficios de las centralitas virtuales

España ha visto en los últimos años un incremento importante en el número de nuevas empresas. La situación económica que se ha producido tras la crisis unida al incremento del número de iniciativas que promueven el emprendimiento han contribuido a esta nueva realidad.

Cada día más personas optan por emprender a la hora de desarrollar una actividad económica, llevando a cabo una actividad por cuenta propia como una forma de autoempleo. Sin embargo, emprender conlleva una gran responsabilidad, así como requiere tener en cuenta muchos factores que influyen en la empresa. Desde el propio modelo de negocio y cómo se va a desarrollar la actividad hasta todos los medios y recursos que son necesarios para poder poner en marcha la empresa.

Toda actividad empresarial requiere de una serie de suministros que son básicos para poder desarrollar la actividad. Algunos de estos suministros son la propia conexión a internet necesaria para poder realizar infinidad de gestiones incluyendo actividades directas de venta, o la propia electricidad como recurso fundamental para poder realizar las labores de gestión.

Entre los elementos básicos que utiliza cualquier empresa se encuentra el teléfono, en cualquier emprendimiento con independencia del tamaño de la empresa se requiere de contar con una línea telefónica que posibilite las comunicaciones del empresario con clientes y proveedores. Desde las propias labores de venta directa hasta las actividades más cotidianas de gestiones con administraciones y organismos públicos o de asesoría.

Muchos emprendedores y empresarios se plantean la necesidad de contar con una centralita que les facilite una adecuada atención de las llamadas cuando los clientes se ponen en contacto con la organización. Aquí es donde los empresarios se enfrentan al dilema de cómo enfocar este servicio de centralita. En muchos casos el tamaño de la empresa no posibilita poder hacer la instalación completa de centralita y contratar a una operadora que atienda las llamadas.

Sin embargo, la actividad del empresario no permite que se puedan atender todas las llamadas que se reciben en tiempo y forma. Con la premisa del ahorro de costes que todo empresario siempre mantiene, surge al concepto de centralita virtual, que se ha venido poniendo de moda de forma creciente en los últimos años.

Así, si hace unos años era impensable, en la actualidad la centralita virtual es un concepto muy usado por empresas y emprendedores. Una centralita virtual se define como un sistema de telefonía IP que hace posible para las empresas contar con varios números de teléfono o extensiones que pueden ser tanto fijos como móviles.

Pero una centralita virtual es mucho más que uno o varios números de teléfono, se trata de un aliado perfecto para cualquier empresario. Lejos de las inversiones elevadas que supone crear una centralita física y las limitaciones que introduce la centralita virtual nos abre un mundo de ventajas y beneficios que no podemos pasar por alto.

Foto: Freepik

¿Qué es y qué funcionalidades tienen las centralitas virtuales?

Como hemos indicado antes la centralita virtual permite a una empresa disponer de una serie de teléfono o extensiones en la nube, que no requieren de instalación física. Esto es así porque las centralitas virtuales realizan una virtualización de una línea de teléfono física que puede ser gestionada desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de internet.

En la actualidad en el mercado existen innumerables propuestas de este tipo de servicios, como los que compara centralita-virtual.org y que incorporan un gran número de funcionalidades. Las principales funcionalidades que pueden ofrecernos las centralitas virtuales son las siguientes:

  • Locuciones o grabaciones. Una de las funcionalidades que suelen ofrecer las centralitas virtuales es la existencia de locuciones que pueden ser incorporadas en la atención de las llamadas. Estas locuciones las puede grabar el propio empresario y sirven para dar información, para derivar llamadas a alguna extensión, para ofrecer información sobre los horarios de apertura, dar la bienvenida, etc.
  • Menú de opciones configurable. Las centralitas virtuales pueden ser configuradas desde un menú en internet en el que puedes elegir qué extensiones son las que necesitas y en qué momento derivar las llamadas recibidas a cada extensión. Con esta funcionalidad es posible que las llamadas se desvíen a las sedes y personas que mejor pueda atenderlas.
  • Definición de saltos. Una funcionalidad muy interesante que pueden ofrecer las centralitas virtuales es la posibilidad de configurar el salto o desvío de llamadas. De esta forma, si en un determinado momento se recibe una llamada y la línea de destino está ocupada o no contesta es posible desviar esa llamada hacia otro número o extensión que pueda dar respuesta.
  • La trasferencia de las llamadas. Como si de una operadora se tratase las centralitas incorporan la posibilidad de hacer la transferencia de las llamadas entrantes en función de la información suministrada. Así, ninguna llamada queda desatendida.
  • Identificación de las llamadas. En estas centralitas una empresa puede programar que cuando un cliente o proveedor recibe una llamada de la empresa pueda ver el número reflejado en su terminal. Así, siempre se puede identificar de donde se recibe la llamada.
  • Definir y gestionar horarios. Una funcionalidad interesante es que puedes configurar su funcionamiento dependiendo del horario de la empresa. De esta forma, en el horario laboral o de apertura puedes configurar los desvíos y si alguien llama una vez que ha finalizado la jornada laboral el número se desvía hacia una grabación o una información general sobre la empresa.
  • Se graban las llamadas recibidas. En una centralita virtual es posible hacer una grabación de las llamadas recibidas, de forma que la información que llega a la empresa por vía telefónica no se pierde en ningún momento. Estas llamadas se quedan grabadas facilitando que ante cualquier conflicto o duda se pueda resolver.
  • Estadísticas. Una gran funcionalidad que podemos encontrar en estas centralistas son la consulta de las estadísticas relativas a las llamadas que se han realizado, su origen y la duración. Es una información de gran interés para la empresa y para poder ir adaptando las funcionalidades a sus necesidades particulares.

Estas son algunas de las funcionalidades más destacadas y habituales que puedes encontrar en una centralita virtual, sin embargo, la amplia oferta que hay en el mercado hace que lo más recomendable a la hora de elegir una centralita virtual es que acudas a un comparador de servicios de centralita virtual. De esta forma, podrás tener toda la información que necesitas y optar por el servicio que mejor encaja en las necesidades de tu empresa.

¿Qué ventajas ofrece la centralita virtual?

Aunque las centralitas ofrecen funcionalidades diversas no hay que dejar de lado las ventajas que puede aportar a cualquier empresa contar con una centralita online. En este artículo queremos hacer un repaso de aquellas ventajas que más pueden destacarse de estos servicios.

  • Ahorro de costes.

La principal ventaja de una centralita virtual es la reducción de costes que tiene su puesta en funcionamiento en comparación con las centralitas físicas tradicionales. Cuando instalas una centralita siempre lleva asociados costes de instalación física y de puesta en marcha del sistema que además deberás ir actualizando a medida que se queda obsoleto. En el caso de una centralita virtual estos costes se reducen de manera importante, debido a que no será necesaria la compra de ningún sistema ni aparato físico, de forma que instalando simplemente un programa informático es posible gestionarla. Además, en caso de que haya una evolución y se actualice la centralita, solo será necesaria una actualización de software que tiene un coste muy reducido.

  • Menos mantenimiento.

En línea con la ventaja anterior las centralitas virtuales no requieren de grandes costes de mantenimiento, debido a que no hay ningún aparato físico ni ningún cable que deba ser revisado o que pueda verse perjudicado. Por tanto, estas centralitas son más fáciles de mantener y no requieren de personal dedicado al mantenimiento físico.

  • Movilidad.

Las centralitas virtuales pueden ser instaladas en cualquier línea y en cualquier parte, ya que no requieren de una instalación física ni de la cercanía de cables. Al contar con todos los servicios en la nube no hay una limitación física en el momento de instalarla o ponerla en marcha. Por ello, podemos instalar la centralita en el número fijo o móvil que más nos interese, aunque esté en otro país o región.

  • Más eficiente.

Debido a algunas de las funcionalidades que hemos visto anteriormente, las centralitas son más eficientes en su funcionamiento ya que las llamadas serán dirigidas de forma automática hacia los departamentos o áreas que hayamos configurado en el sistema. Los sistemas en la nube tienen menor riesgo de fallos.

  • Profesionalidad.

Ya decíamos que la atención telefónica en la empresa es un elemento que influye de manera importante en la imagen que se proyecta de la organización. De esta forma, una centralita virtual puede mejorar en gran medida esta imagen, ya que podremos programar el mensaje de bienvenida que se ofrece a los que se ponen en contacto con la organización. De igual forma, siempre habrá una respuesta cuando suena el teléfono, lo que no siempre es posible cuando se trata del propio empresario que tiene que atender al teléfono.

  • Más control.

Los sistemas de centralita virtual pueden ser controlados de forma más sencilla y continua. Los empresarios pueden conocer en todo momento cómo se ha llevado a cabo la gestión de las llamadas y cuantas llamadas se han recibido, duración, desvíos empleados, etc. Esta información es de gran importancia para cualquier empresa, de forma que así podrá optimizar el uso que se da al número de teléfono.

  • Es más flexible.

Los sistemas de centralita virtual pueden configurarse según las necesidades en todo momento. De esta forma, si no estamos conformes con la manera en la que se están gestionando las llamadas en la empresa, lo único que tenemos que hacer es modificar los parámetros de configuración del sistema y adaptarlos a las necesidades y objetivos que nos marquemos.

  • Funcionamiento a través de IP y móviles.

Las extensiones IP te permiten crearlas en números de teléfono móvil o en un ordenador concreto. Por tanto, no es necesario contar con una línea fija para poder montar la centralita.

  • Mayor calidad de sonido y voz.

Al tratarse de centralitas que funcionan con sistemas de voz sobre IP la calidad del sonido es mucho mayor que en las líneas convencionales. Se beneficia de las mismas ventajas que la propia voz IP tiene.

Queda claro que una centralita virtual presenta importantes ventajas para cualquier empresa, permitiendo que todo el proceso sea más sencillo y económico. El objetivo principal que cualquier empresa persigue a la hora de poner en marcha una centralita virtual es mejorar la calidad de la atención y el trato con el cliente, así como mejorar en profesionalidad y en imagen frente a clientes y proveedores.

Sin embargo, seguramente aún te estarás preguntando qué características o qué aspectos debes considerar a la hora de contratar una centralita virtual. Te damos algunas recomendaciones al respecto.

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Recomendaciones para elegir tu centralita virtual

Seleccionar tu centralita virtual es una decisión importante ya que vas a condicionar la primera toma de contacto con tu organización. Será la centralita la que va a proyectar la imagen de tu empresa y va a gestionar las comunicaciones con tus clientes. Por ello, en el momento de contactar con cualquier empresa proveedora de centralitas virtuales debes tener en cuenta una serie de aspectos.

Te ofrecemos algunas recomendaciones que tienes que valorar si estás buscando un proveedor para tu centralita virtual.

  • Opta por una centralita que se integre con tus líneas de teléfono móviles. En la actualidad las líneas móviles son las más presentes en la empresa y las que pueden ofrecer precios más competitivos de mantenimiento, por ello, es importante que intentes buscar una opción que se realice sobre tus líneas móviles.
  • Valora de forma destacada la calidad. Un aspecto fundamental a la hora de gestionar las llamadas en tu empresa es tener en cuenta que necesitas comunicaciones de calidad. Si ya de por si cuando la comunicación se hace a través de IP la calidad mejora de forma importante debes procurar que tu nueva centralita virtual funcione por IP y no por tu línea de telefonía fija o móvil. Es la mejor manera de asegurar que la calidad del sonido en tus llamadas es óptima.
  • Considera todos los costes. Aunque estos sistemas son más económicos que los sistemas de centralita tradicional, hay ciertos costes que hay que controlar o tratar de que sean los mínimos. Los costes asociados al desvío de llamadas suelen cobrarse de manera añadida en los casos en los que las llamadas están limitadas. Por ello, te recomendamos que busques servicios que tengan un número ilimitado de desvío de llamadas, así evitarás sorpresas inesperadas.
  • Calidad de tu conexión a internet. Una vez que has optado por instalar una centralita de este tipo debes asegurarte de que tu conexión a internet es estable y no falla. Debes tener en cuenta de que la conexión a internet puede influir de manera importante en la calidad de tu servicio, ya cualquier corte o velocidad baja de conexión puede hacer que tu centralita no funcione.
  • Compara y analiza bien a todos los proveedores. La oferta en el mercado para estos servicios es amplia por eso debes tener muy claro qué es lo que buscas para poder optar por la mejor solución para tu empresa. Debes tener en cuenta que el nivel y tipo de funcionalidades que te ofrecen los diferentes proveedores puede variar, siendo muchas en unos casos y muy pocas en otros. Por ello, debes analizar hasta dónde quieres llegar con tu centralita.
  • Solicita periodos de prueba. Si has optado por un sistema de centralita virtual y aún no tienes claro si es tu mejor opción, seguramente podrá pedir un periodo demo para probar los servicios y valorar si son lo que estás buscando. En la mayoría de los casos te pueden facilitar un acceso por un tiempo limitado para comprobar la calidad.
  • Lee la letra pequeña. Es una recomendación válida en cualquier contexto, pero en el caso de las centralitas es mucho más recomendable hacer una lectura en detalle de las condiciones del servicio y del contrato. De esta forma, te aseguras de que los precios que pagas son los que se corresponden con los servicios que recibes.
  • Huye de las ofertas temerarias. Aunque es posible encontrar precios muy competitivos en este tipo de servicios, trata de evitar aquellos proveedores que ofrece unos precios excesivamente bajos ya que seguramente las funcionalidades estarán muy limitadas también.

Según todo lo que hemos analizado, no cabe duda de que las centralitas virtuales son algo que se irá consolidando en el futuro y que serán la única forma de entender las comunicaciones en la empresa.

La demanda de este tipo de servicios va en aumento y por tanto, las exigencias de calidad también son cada vez mayores. Tanto para empresarios como para emprendedores, y con independencia del tamaño de la empresa, la centralita virtual es la mejor opción para asegurar una calidad en la atención telefónica a sus clientes.

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