Herramientas útiles para nuestro plan de proyecto dentro de una empresa

Para plantear un modelo de negocio o un proyecto dentro de la empresa existen diferentes herramientas. La consecución de las metas y de los objetivos propuestos se desarrollarán de manera acertada si seguimos una planificación adecuada y planteamos las estrategias de manera entendible.

Las herramientas y técnicas que utilizaremos se enmarcan dentro del apartado Gestión de proyectos, que no es otra cosa que la disciplina que nos servirá para planear y organizar, coordinar los recursos, tanto de personas como de tiempo como de dinero, que nos asegurarán el cumplimiento de los objetivos. Como norma general, la gestión y dirección de proyectos consta de las fases: de iniciación, planificación, ejecución, de seguimiento y control y de cierre.

Así mismo, cada una de estas fases o etapas se sirve de las técnicas siguientes; diagrama de Gant, PERT, cadena crítica, diagrama de Pareto, diagrama de causa y efecto (de Ishikawa), mapas mentales (WBS), brainstorming…

Como ayuda en estas etapas, podemos recurrir a las pizarras magnéticas o a los tradicionales post it. ¿Quieres saber cómo? sigue leyendo:

Herramientas útiles para nuestro plan de proyecto dentro de una empresa

Cómo usar las pizarras magnéticas y post its para proyectos de empresa

Con el uso profesional de una Pizarra Magnetica conseguiremos visualizar fácil y rápidamente las oportunidades del plan de proyecto o de un proyecto en sí, independientemente del sector que hayamos elegido para emprender o formular un proyecto. En la gestión de un proyecto, todo debe estar perfectamente planificado y apuntado. En este sentido, es donde las pizarras imán cobran su verdadera esencia e importancia, puesto que nos servirán para no olvidar todas y cada una de las pautas que se deberán seguir.

Con esta herramienta, convertimos el proyecto o el modelo de negocio en algo muy visual que nos ayudará eficazmente en la continua visualización de los objetivos a cumplir. En este sentido, podremos seguir el modelo Canvas, consistente en la división de nuevo módulos básicos que van a reflejar la lógica empresarial para conseguir nuevos o reforzar antiguos ingresos. Esto se conseguirá a base de nueve módulos que servirán para cubrir las consideradas áreas principales de cualquier negocio, y que son las siguientes cuatro; los clientes, la oferta realizada, las infraestructuras necesarias y la viabilidad económica que lo hará posible.

Con una pizarra magnética podremos añadir y quitar datos de manera rápida, sencilla y directa al proyecto, dando la posibilidad a que todo el equipo pueda interactuar y apuntar las posibles soluciones, apuntándolas para que todos las vean y las valoren.

Así mismo, si se utiliza el análisis DAFO, que permite el diseño de la estrategia en la que se basará la empresa para afrontar y consolidar su proceso productivo a corto, medio y largo plazo, que establece las debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de cualquier organización empresarial, en esta herramienta encontramos una ayuda perfecta para saber apreciar con claridad las oportunidades que se puedan presentar en la empresa.

Uso de los post it para mejorar la claridad de los proyectos

Por su parte, no debemos dejar pasar la oportunidad de señalar que añadir notas en los posit sobre estas pizarras redundarán en la claridad de la visualización del proyecto. Para quien no lo sepa, los posits son unas hojas pequeñas de papel autoadehesivo que pueden tener diferentes tamaños, formas y colores, que pertenecen a la marca registrada 3M Company.

Existen métodos realmente eficaces para usar los post it para hacer que los proyectos ganen en visualización. Con esta herramienta, que puedes conseguir fácilmente en cualquier papelería, seremos capaces de ofrecer un método realmente claro y gráfico para que el personal o el equipo de trabajo identifique rápidamente en qué fase o etapa se encuentra el proyecto, así como identificar los requisitos en un momento determinado presente y otros en el futuro.

Podemos comenzar usando los post it para identificar el producto final, señalando quién debe hacer tal cosa y cuándo debe hacerlo, para definir después el grado de detalle que se hace necesario, tanto para crear el proyecto como para gestionarlo.

Podremos seguir con un programa de actualizaciones periódicas que evalúen el buen avance de cada proyecto, o fases por la que pasa, actualizando la planificación en consecuencia y con tanta frecuencia como sea necesario, con lo que se mantendrá a todo el equipo de trabajo actuando en armonía.

Gracias al uso de estas “pegatinas”, será mucho más sencillo prever situaciones extraordinarias. Es bastante habitual que se sufran cambios o interrupciones en los proyectos, por lo que se debería en todos los proyectos reservar un margen que permita una modificación de urgencia, para adaptarlo según sea conveniente, evitando tener que volver a empezar de cero cada vez que aparezca una urgencia o tengamos que introducir una nueva variable.