Consejos para organizar un evento de empresa de éxito

Si estás pensando en cómo organizar tu próximo evento de empresa seguramente te estarás preguntando qué debes tener en cuenta y no querrás olvidar ningún detalle. La organización de eventos corporativos es una tarea compleja, no solo porque las empresas siempre buscan trasmitir la mejor imagen para sus colaboradores, sino porque debes conocer todos los aspectos que tienes que tener en cuenta.

Aspectos a tener en cuenta en tu evento

Cuando organizas un evento de empresa debes tratar de que todos los implicados en el evento tengan claro su papel y quedan satisfechos. Algunos eventos estarán dirigidos a los clientes, otros a los proveedores, otros puede que sean para los propios empleados, pero todos deben dar los mejores resultados.

Antes del evento

Es importante diferenciar las actividades que debes hacer antes de que llegue el día del evento de las que tendrás que hacer durante el mismo. Te contamos algunos consejos a seguir antes del evento:

• Ten claro la finalidad del evento. Lo primero que tienes que tener muy claro es lo que quieres conseguir con tu evento. Puede que solo quieras exponer los logros de la empresa a tus clientes y empleados, o puede que lo que quieras sea celebrar un aniversario de tu corporación.
• Haz una lista de tareas. Una vez que tengas claro para que vas a hacer tu evento, elabora tu lista de las tareas a llevar a cabo. Qué vas a necesitar, donde quieres hacerlo, qué tipo de evento estás buscando. En esta lista puedes ir planificando muchos aspectos sobre los que tendrás que tomar decisiones.
• Decide el presupuesto. El importe que puedes destinar a tu evento será clave para que puedas decidir cada una de las tareas y fases. En función de lo ambicioso que sea tendrás que tomar unas decisiones u otras.
• Una etapa importante será decidir cómo vas a dar publicidad a tu evento y a quién vas a hacer llegar la información.

Durante el evento

Una vez que ha llegado el día del evento es el momento de centrarse en que todo salga tal y como has planeado. Para ello ten en cuenta lo siguiente:

• Asigna tareas a tu equipo. El primer paso para que tu evento salga bien será que centres tu atención en supervisar que todo va como debe. Para ello debes contar con un equipo de apoyo que se encargue de los detalles.
• Atiende a tus invitados. Es fundamental que durante el evento estés atento a los participantes de forma que los atiendas debidamente y te asegures de que están a gusto. Esto es especialmente importante en el caso de los invitados vip.
• Ten preparado un plan de emergencia por si en el evento algo sale mal o alguna tarea planificada se desvía.

Si sigues estos consejos podrás organizar un evento perfecto en el que tanto tú como tus invitados disfruten y logres el objetivo marcado con su organización.