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Cómo tener y gestionar una buena base de datos en tu empresa

Cómo tener y gestionar una buena base de datos en tu empresa

La información de los clientes es uno de los activos más importantes que puedes tener en tu empresa. Habitualmente una empresa se relaciona con muchos agentes que pueden ser tanto los propios trabajadores como los clientes o los proveedores.

Si quieres tener la base de datos de tu empresa adecuadamente ordenada y gestionarla de forma correcta hay diversos aspectos que debes tener en cuenta.

Cómo tener y gestionar una buena base de datos en tu empresa

Requisitos para tener tu base de datos organizada

La base de datos de tu empresa es muy importante, ya que se trata de un activo importante que si sabes usarlo adecuadamente te permitirá conseguir muchos beneficios y oportunidades.

Te contamos los aspectos que tienes que tener en cuenta para tener tu base de datos en perfecto estado.

Una única base de datos

Contar con una base de datos unificada con toda la información necesaria para la empresa de clientes y proveedores será el primer paso para tenerlo todo organizado. De hecho, es recomendable que unifiques todos los datos que se manejen en la organización, de forma que haya un único sistema centralizado donde todos los implicados suban la información que dispongan.

Software de gestión de datos

Disponer de un software que te permita gestionar los datos es otro aspecto importante, ya que tienes que contar con un sistema organización de la información que te permita establecer filtros y organizar los datos según los criterios que necesites.

Muchas empresas pueden ofrecerte un software a medida programado de la forma necesaria para qué las consultas a la base de datos sean sencillas y te ofrezca la información necesaria en cada momento. Empresas como Ayuware pueden ofrecerte este servicio.

Mantenimiento

Tan importante como introducir los datos adecuadamente y bien organizados es realizar un mantenimiento de la base de datos. Este mantenimiento implicará asegurarse de que el sistema funciona correctamente y que los datos que se recogen en la base de datos son datos totalmente actualizados.

Si no se mantienen los datos actualizados la base de datos quedará obsoleta y dejará de tener utilidad y de cumplir con su función.

Datos ordenados

Mantener una base de datos donde toda la información se encuentre organizada y ordenada por criterios unitarios ayudará a poder gestionar y hacer consultas en los datos incluidos en la base de datos. Por ello, los datos que se incluyen en la base de datos deben organizarse sobre la base de criterios previamente definidos.

Consultas personalizadas

Las consultas a la base de datos deben ser estandarizadas y ajustadas a las necesidades de los diferentes departamentos o áreas de la empresa. Por consiguiente, es necesario que en el momento de pensar en la base de datos también se diseñen las consultas que serán necesarias para cada área y se configuren de forma permanente.

Segmentación de la información

Para sacar un buen provecho a la base de datos será importante hacer una buena segmentación de la información en la base de datos. Una información segmentada en función de objetivos de la empresa ayudará en gran medida a que los usuarios de la base de datos puedan actuar con esos datos y tomar decisiones.

Monitoriza los resultados de la base de datos

Para una buena optimización de tu base de datos es importante que se haga un seguimiento y una monitorización de los resultados ofrecidos por la base de datos. Esta monitorización hará que podamos ir haciendo ajustes en los resultados de la base de datos para poder depurar los filtros, consultas y la información llegando a tener la base de datos que necesitamos.

Como puedes comprobar una base de datos no es algo residual en una organización, sino al contrario, se trata de un activo fundamental. Es necesaria una buena gestión de cualquier base de datos en la empresa y tratar de mantenerla unificada y actualizada constantemente para que resulte realmente útil.

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