La importancia de la protección de datos en las empresas
La protección de datos tiene una gran importancia para todas las empresas, sobre todo porque la normativa es cada día más exigente con el cumplimiento de todos los requisitos.
Las empresas están constantemente en contacto con proveedores y cliente y manejan una gran cantidad de información y datos en cada operación. Estos datos deben ser adecuadamente gestionados para que los usuarios puedan ejercer sus derechos según establece la normativa.
La Ley Orgánica 3/2018 es la normativa que actualmente determina como debe hacerse el tratamiento de datos personales por parte de las empresas. En esta normativa se determinan las medidas a adoptar para que haya una buena gestión de datos, pero también se establecen las sanciones en caso de incumplimiento.
Beneficios de una buena gestión de la protección de datos
Cumplir la LOPD en empresas es fundamental y obligatorio, pero también aporta muchas ventajas en las empresas. Te contamos cuáles son los beneficios más importantes que puedes obtener si haces una buena aplicación de esta normativa.
Reduce y evita sanciones
El cumplimiento de la LOPD es obligatorio para las empresas, sean del tamaño que sean. De hecho, la propia normativa establece una serie de sanciones por el incumplimiento. Estas sanciones pueden llegar a ser muy elevadas en función del tipo de infracción cometida.
La Agencia Española de Protección de Datos es la entidad encargada de velar por el cumplimiento de la normativa.
Más seguridad
Para las empresas que aplican todo lo que establece la protección de datos se consigue una mayor seguridad. Los clientes se sentirán más seguros al establecer negocios o relaciones con una empresa que hace un tratamiento adecuado de la información sobre sus clientes.
Mejora de la imagen de la empresa
El desarrollo de la normativa de protección de datos ayuda a una mejora importante de la imagen de la empresa. Esto es debido a que las empresas que tienen aplicada la protección de datos hacen una mejor gestión de la información y tienen todos sus procesos mejor organizados.
Esto es algo que los proveedores y clientes perciben y que puede influir de forma importante en la imagen positiva que estos usuarios tienen de la empresa.
Mejora en la gestión y organización interna
La puesta en marcha de la normativa de protección de datos en las empresas supone una mejora en los procesos de gestión y de organización. En el proceso de adaptación de la normativa es necesario que las empresas manejen los datos, identifiquen los tipos de datos que se usan y se establezcan nuevos procedimientos.
Esto hace que haya una mejora en la gestión de todos los procesos, contribuyendo a que la empresa tenga procedimientos óptimos.
Cómo implementar la protección de datos
Implementar la protección de datos es un proceso largo y complicado. Cualquier empresa que quiera implementar la protección de datos debe seguir algunos pasos básicos y debe implementar cambios en sus procesos.
Te contamos los pasos más importantes a la hora de implementar la normativa de protección de datos en tu empresa.
Buscar los datos de carácter personal
Es importante que la empresa tenga claro cuáles son los datos de carácter personal que gestiona y trata y donde están los ficheros en los que se recogen estos datos.
Analizar el nivel de seguridad
En la ley de protección de datos se establecen tres niveles de protección de datos en función de los datos que se están tratando. Por tanto, la empresa debe analizar en qué nivel de seguridad están los datos que trata habitualmente.
Determinación de los perfiles implicados
Un aspecto importante a la hora de implantar la LOPD en las empresas es establecer quienes serán los responsables de administrar y custodiar los ficheros de datos durante todo el proceso.
De igual forma, es importante establecer quién será el responsable del fichero de protección de datos.
Preparación de la documentación necesaria
Es importante para la implantación que se prepare toda la documentación necesaria en el sistema. Así es importante contar con el documento de seguridad, que es un documento que refleja quienes son los propietarios de los datos y donde están los ficheros que recogen la información.
Inscripción de los ficheros
Un aspecto importante de la implantación es la inscripción de los ficheros en el registro de la Agencia Española de protección de datos.
Hay que tener en cuenta que a la hora de implementar la protección de datos es importante dar una formación adecuada a los implicados en todas las fases para que sepan cómo deben gestionar adecuadamente todos los documentos y los procedimientos establecidos.
Como puedes comprobar, la implantación de la LOPD es muy importante, ya que es una forma de garantizar que las empresas tienen un buen tratamiento de toda la información que gestionan. Es recomendable que se dejen asesorar por profesionales expertos en protección de datos para implementar adecuadamente la normativa y evitar sanciones o consecuencias no deseadas.
