¿Por qué debes instalar un software de control horario en tu empresa?
El Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, comenzó a funcionar a partir de 2019, pero no fue hasta 2022 cuando entró definitivamente en vigor.
Desde ese momento, todas las empresas que operan en España deben contar con un sistema que registre la jornada laboral de sus empleados. Y de no hacerlo, estas se enfrentan a multas contempladas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social que pueden llegar a superar los 6.000 euros.
El Real Decreto-ley se aprobó en su momento para combatir algunas medidas que eran muy comunes hasta hace pocos años, como el impago de las horas extras. En la actualidad, ahora que está sobre la mesa el debate de reducir la jornada laboral, este tipo de herramientas resultan de gran utilidad para que las empresas mejoren sus ratios de productividad y para que los trabajadores puedan conciliar mejor los ámbitos laboral, social y familiar.
¿Cómo ayudan los programas que registran el total de horas de trabajo?
Aunque en los inicios las administraciones dieron libertad a las empresas para que registraran las horas trabajadas a través de sistemas analógicos o digitales, con el paso del tiempo se ha ido imponiendo la fórmula digital.
Los software de gestión del tiempo en el trabajo garantizan que la empresa tiene constancia del tiempo que han permanecido los empleados en su puesto de trabajo. Y lo hacen en cualquier circunstancia. No importa si se trata de una jornada presencial o en formato teletrabajo.
En el caso de Cegid Visualtime, que pasa por ser uno de los mejores programas para instalar a nivel empresarial, el software no solo lleva un control exhaustivo de los fichajes de entrada y salida, sino que refuerza su utilidad con otras funcionalidades como la gestión de turnos o las vacaciones.
Esto es de gran utilidad para departamentos como el de Recursos Humanos, donde a menudo se producen verdaderos quebraderos de cabeza para concederle a los empleados los días que tienen libre o cuadrar sus vacaciones sin que la operatividad de la empresa se vea mermada.
Además, Visualtime va un paso más allá, pues añade dos aplicaciones extra también muy útiles. Una es el canal de denuncias y otra el portal del empleado. La más sorprendente es el canal de denuncias, que es un espacio que permite a los empleados denunciar infracciones de las empresas y las instituciones públicas, todo ello de manera anónima y cumpliendo con la Directiva Europea Whisteblower.
El portal del empleado es un canal destinado a mejorar la comunicación a nivel interno en la empresa. A él pueden acceder los responsables de Recursos Humanos y los propios trabajadores y diferentes departamentos de la organización.
Registro digital, electrónico o manual
Todavía hoy es posible mantener un registro o un fichaje manual de la jornada de trabajo. Pero lo cierto es que estos sistemas son menos seguros y más vulnerables a errores humanos, pérdida de calidad o posibilidad de ser alterados.
Otra opción son los registros mediante dispositivos electrónicos, donde se incluyen tarjetas de proximidad, lectores de huella digital o reconocimiento facial. Son muy seguros y difíciles de falsificar, pero no siempre operativos para las jornadas de teletrabajo.
La alternativa que queda son los sistemas de fichaje online o móviles. Se trata de aplicaciones, plataformas web o software que posibilitan ese registro del control horario en cualquier lugar. Solo hay que tener acceso al programa o a la aplicación móvil y utilizarla de manera correcta.
Ventajas para la empresa y para los empleados
Programas como Cegid Visualtime ofrecen una fiabilidad y precisión absoluta en el registro de la jornada laboral. Son más seguros que los sistemas de fichaje manual y aportan ventajas interesantes frente a los sistemas electrónicos.
El proceso de registro queda automatizado, protegiendo en todo momento los datos personales de los empleados. A su vez, con un software de control de presencia evita que esos fichajes o registros se pierdan o deterioren.
Para las empresas, implementar estos sistemas de control automatizado supone una ayuda vital para conocer cómo aprovechan el tiempo de trabajo sus empleados. Por otra parte, al monitorizar las horas trabajadas pueden planificar horarios, cubrir de manera fiel con las horas extra y gestionar ausencias.
Por su parte, los empleados ganan en tranquilidad, ya que saben que su jornada laboral queda registrada, impidiendo así posibles comportamientos inapropiados desde la empresa. Igualmente, ellos mismos pueden agendar sus vacaciones o solicitar días libres dentro de las opciones que ofrezca la compañía.
En resumen, el Real Decreto-ley 8/2019, que nació con el fin de combatir los excesos por parte de la empresa y garantizar mejores derechos para los trabajadores, ha acabado siendo el vehículo que ha permitido la aparición de programas y aplicaciones que impulsan la productividad y la eficacia en las empresas.
