Destrucción de documentación confidencial de forma segura

En el entorno empresarial se genera documentación de manera constante. Tanto en el área de administración como en los departamentos técnicos se trabaja habitualmente con documentación que incorpora datos personales de proveedores y clientes. Facturas, contratos, nóminas, acuerdos comerciales, etc. son documentos que pueden generarse de manera constante en las empresas.

Sin embargo, la documentación que se produce en el entorno de una empresa a la hora de ser desechada debe ser destruida debidamente para que así se cumpla con la normativa vigente en materia de protección de datos tanto si está en formato papel como si está en formato electrónico.

Uno de los principales problemas que afrontan las empresas en su día a día es cómo destruir esta documentación confidencial de forma segura. La destrucción de documentos no es una labor sencilla y, además, hay que saber hacerla.

¿Cómo realizar la destrucción de documentos de forma segura?

Si quieres llevar a cabo una destrucción de documentación de forma segura en tu empresa, debes buscar a una empresa de destrucción de documentos que pueda encargarse de esta tarea.

Las empresas especializadas en la destrucción de documentación de terceros deben reunir una serie de requisitos para que esta documentación y los datos que contienen se mantenga bajo confidencialidad. La destrucción de documentación certificada requiere de contratar a una empresa de destrucción de documentación certificada.

De esta forma, tendremos las garantías suficientes de que la documentación que hemos generado ha sido destruida según la normativa de protección de datos. De hecho, el reglamento de protección de datos establece que es necesario contratar a un tercero para la eliminación de toda la documentación si no disponemos de los medios para hacerlo nosotros.

Los pasos que hay que seguir para la eliminación de documentación de manera segura y certificada son:

  • Introducir toda la documentación en un contenedor adecuado para ello.
  • Proceder a quemar toda la documentación o bien triturarla según establece la normativa de protección de datos.

Las empresas de destrucción de documentación certificada ofrecen la ventaja de que tienen implementados el certificado EN15713 con el que se asegura que están cumpliendo con la normativa que se requiere para ofrecer este servicio. Estas empresas han pasado por un proceso de certificación de calidad según las normas ISO 9001 e ISO 14001 que son una garantía de que están desarrollando su actividad de manera segura y bajo premisas de calidad.

Estas empresas certificadas al finalizar el proceso de destrucción de documentación te harán entrega de un certificado de que toda la documentación que has entregado ha sido destruida.

Por ello, es importante que selecciones a una empresa de destrucción de documentos que sea ágil y que esté certificada, permitiendo así que no tengas que enfrentarte a una sanción por parte de la agencia de protección de datos que puedes alcanzar hasta los 600.000 euros.

La ley de protección de datos establece que hay hasta 5 niveles de destrucción de documentación. En cada nivel la posibilidad de recuperación de la documentación que se ha destruido se reduce sustancialmente. Por tanto, es necesario que tengas muy claro que la empresa que contratas para la destrucción de documentación cumple adecuadamente con lo establecido en esta normativa y que destruye los datos protegiendo adecuadamente la información que les facilitas.

Si quieres eliminar los datos de tu empresa con garantías de éxito y sin riesgos lo más recomendable es que acudas a estas empresas especializadas en destrucción de documentos que cuenten con una certificación y que haya implementado las normas UNE e ISO en el desarrollo de su actividad.